第一条　为便于本办各处（单位）正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，使保存的档案既能反映机关主要职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管利用，根据《中华人民共和国档案法》、国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，制定本规定。

第二条　本规定所指的文件材料，是指本单位在工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。

第三条　文件材料归档范围：

（一）反映本办主要职能活动和基本历史面貌的，对本办工作、机构编制工作具有利用价值的文件材料；

（二）在工作活动中形成的在维护国家、集体和职工权益等方面具有凭证价值的文件材料；

（三）需贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料，下级机关报送的重要文件材料；

（四）其他对本单位工作具有查考价值的文件材料。

第四条　文件材料不归档范围：

（一）上级机关普发的文件材料中，不需要本单位办理、供工作参考、参阅的文件和抄送件等；

（二）重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，为参考目的从各方面收集的材料，机关内部相互抄送的文件材料，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，本单位负责人兼任外单位职务形成的与本办无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；

（三）不需贯彻执行和不需办理的同级机关的文件材料；

（四）下级机关的文件材料中，一般性文件材料，供参阅的简报、情况反映，抄送或越级抄送的文件材料；

（五）其他无参考保存价值的文件材料。

第五条　凡属本办归档范围的文件材料，必须按本规定在办理结束后，于次年１月底前向办综合处移交，任何个人不得据为己有或拒绝归档。

第六条　本办文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。

永久保管的文书档案主要包括：

（一）本办职能活动中形成的重要业务文件材料；

（二）制定的政策性文件材料；

（三）本办召开重要会议形成的会议记录、纪要，举办重大活动及上级领导来本办视察、调研等活动形成的主要文字材料和声像材料；

（四）关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示。重要的报告、总结，各类综合统计报表等；

（五）机构演变、人事任免等文件材料；

（六）重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；

（七）上级机关制发的属于本单位主管业务的重要文件材料；

（八）同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本单位的复函、批复等文件材料；

（九）每年的文件收发文本。

定期保管的文书档案主要包括：

（一）本办职能活动中形成的一般性业务文件材料；

（二）本办召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；

（三）人事管理工作中形成的一般性文件材料；

（四）一般性事务管理文件材料、问题的请示与上级机关的批复、批示等；

（五）上级机关和同级机关制发的非本办主管业务但需要贯彻执行的文件材料；

（六）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本办的复函、批复等文件材料。

第七条　科技、会计及其他专门档案的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。

第八条　应归档的纸质材料，文件发文稿纸和文件处理单应与文件正本、定稿一并归档。电子文件的元数据、背景信息等材料也应与纸质材料一并归档。

第九条　联合行文所形成的文件材料原件由主办单位归档，其他单位将相应的复制件、副本归档。

第十条　本规定由综合处负责解释，自印发之日起施行。《嘉兴市机构编制委员会办公室文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（嘉编办发〔2012〕6号）同时废止。