为适应机关工作需要，进一步提高公文处理工作水平，实现公文处理工作的科学化、制度化、规范化，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）精神，结合本办实际，制定本规定。

一、公文种类

主要包括：决定、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、纪要。

其中，“意见”适用于对重要问题提出见解和处理办法。既可作上行文，也可作下行文或平行文使用。作为上行文，按请示性公文的程序和要求办理。作为下行文，文中明确要求贯彻执行的，下级机关应遵照执行；无明确要求的，下级机关可参照执行。作为平行文，提出的意见供对方参考。

“通知”适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

“报告”适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

“请示”适用于向上级机关请求指示、批准。

“批复”适用于答复下级机关的请示事项。

“函”适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

“纪要”适用于记载会议主要情况和议定事项。

二、公文分类

（一）市委编委“嘉编”字号文件，主要用于市委编委向省委编委或省委编办报告、请示重要工作，发布重要政策、规定，部署重要工作，批复市级有关部门、市直有关单位和各县（市、区）委编委的请示。

（二）市委编办“嘉编办”字号文件，主要用于本办向省委编办和市委、市委编委报告、请示工作，批复属本办职责范围的市级有关部门、市直有关单位和各县（市、区）委机构编制部门的请示，本办各处（单位）范围内的干部任免事项。

（三）市委编办“嘉编办发”字号文件，主要用于本办发布、传达贯彻省委编办和市委、市委编委的决定、指示和政策规定，部署重要工作，转发上级机关和不相隶属机关的文件，通知重要事项，一般事务性工作安排等。

（四）市委编办“嘉编办函”字号文件，主要用于本办与市级有关部门、市直有关单位和县（市、区）委机构编制部门之间以及不相隶属单位之间商洽工作，询问和批复、答复的一般事项，向无隶属关系的有关主管部门请示批准事项。

（五）市委编办“嘉编办明电”字号文件，主要用于本办发布紧急公文和会议通知等。

（六）市委编办密码电报发电字号，由市委机要局（市密码管理局）统一编排。

（七）市委编办室务会议纪要、与有关部门联合召开的会议纪要等，只编“年份”和“序号”，不编“机关代字”。

三、公文格式

（一）公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

（二）涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限，并标注份号。

（三）紧急公文应当根据紧急程度分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

（四）发文机关标志由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。

（五）发文字号应当由发文机关代字、年份和发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。

（六）上行文应当注明签发人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应尽可能采取调整行距、字距的措施解决，务使印章与正文同处一面。尽量避免标识“此页无正文”。

（七）附件应置于主件之后，与主件装订在一起，并在正文之后注明附件的顺序号和名称。

（八）成文日期以办领导签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。

（九）公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。

（十）公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准执行。

四、行文规则

（一）行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。

（二）办机关处（单位）不得对外正式行文。如与相应的其他机关进行工作联系确需行文的，只能以信函的形式行文。

（三）各处（单位）起草的公文，在送综合处核稿前，必须经处（单位）主要负责人审核把关，并签署意见。如公文内容涉及相关处（单位）的，主办处（单位）要主动征求相关处（单位）的意见，相关处（单位）要积极配合，取得一致意见并经相关处（单位）主要负责人签署意见后，再送综合处核稿。

（四）本办主办的联合行文，由办主要领导签署意见后，送会办单位依次会签。会签一般不使用复印件。

（五）其他单位送本办会签的文件，相关处（单位）应预留办领导研究、决定的时间。如因特殊情况不能按期回复，可主动与主办单位协商或者通过综合处与主办单位协商。

五、发文处理

发文处理包括拟稿、核稿、签发、登记、印制、校对、盖章、装订、封发、归档等环节。

（一）拟稿。要做到“6个准确”：即行文关系准确，公文格式准确，密级标定准确，引文内容准确，使用语辞准确，标点符号准确。拟稿需填写办统一印制的发文拟稿单，采用规范格式的打印件。文件拟稿人和处（单位）主要负责人的意见，分别填写在相应意见栏内。

（二）核稿。由综合处负责。各处（单位）拟稿后送综合处核稿。核稿内容主要包括文种是否正确，格式是否规范等。送综合处审核文稿应附送有关政策依据、起草过程、相关单位意见或历史上处理的惯例等有关情况说明。

（三）签发。市委编委名义制发的文件，由办主任审签后，按有关程序，由承办处（单位）送签；市委编办名义制发的文件，办分管领导审签后，由承办处（单位）送办主任签发。

（四）登记。签发后的文件，送综合处确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。

（五）印制。文件的缮印、校对、装订，一般由拟稿处（单位）负责。印数较大的普发文件，也可委托印刷厂印刷。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。

（六）盖章。制发的各类公文，除会议纪要和以电报形式发出的，必须加盖印章。

（七）封发。制发的文件由承办处（单位）负责封发，送收发室邮寄。送市委编委成员的文件，由综合处负责交送。机密文件的封发，按规定执行。

凡主送市委、市政府及其办公室的公文，按有关要求执行。

（八）归档。印制的正式文件必须归档。由承办处（单位）将原稿（特别是领导批改过的原稿）和印制的正式文件一式两份一并送综合处存档。

六、来文处理

来文处理包括收文、登记、注办、阅办、归档等程序。

（一）收文。外来的文件（包括市委、市政府办公室印发的纸质文件和网上传送的电子文件），由收发人员统一签收；机要件等涉密公文由专人签收领取。签收时应及时拆封，仔细核对，发现错误，即予退回。

（二）登记。凡外来公文均应就公文的特征和办理情况进行登记、编号。登记应将公文标题、密级、发文字号、发文机关、成文日期、主送机关、份数、收发文日期及办理情况逐项记录。涉密公文由专人进行登记。

（三）注办。收文登记后，送综合处主要负责人注办。

（四）阅办。收文经综合处主要负责人注办后，由综合处工作人员按注办意见，将文件分送办领导阅批并及时送有关处（单位）阅办。市领导批示件按规定及时办理完毕；对市级有关部门、市直有关单位和县（市、区）委机构编制部门的请示报告、上级领导机关指办的文件以及办领导批办的文件，各处（单位）应将办理结果及时告知综合处，综合处视情及时催办、督办。

（五）归档。来文阅办完结后，按有关规定归档。

七、本规定由综合处负责解释，自发文之日起施行。《嘉兴市机构编制委员会办公室公文处理规定》（嘉编办发〔2012〕1号）同时废止。