各县(市、区)人民政府，市政府各部门、直属各单位：

现将《嘉兴市行政机关公文处理实施细则》印发给你们，请认真贯彻执行。

嘉兴市人民政府

二○一二年五月十五日

嘉兴市行政机关公文处理实施细则

为进一步做好我市行政机关公文处理工作，提高办文质量和效率，促进公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》（国发〔2000〕23号）和《浙江省人民政府关于贯彻执行〈国家行政机关公文处理办法〉的意见》（浙政发〔2001〕5号）的规定，制定本实施细则。

一、行文规则

（一）我市行政机关的公文（包括电报，下同），是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和开展公务活动的重要工具。

（二）行文应当确有必要，注重效用。

（三）行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。

（四）政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。部门内设机构除办公室外不得对外正式行文。

（五）同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以联合行文；政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。

（六）属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办部门。须经政府审批的事项，经政府同意也可以由部门行文，文中应当注明经政府同意。

（七）部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。

（八）“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。“报告”不得夹带请示事项。

（九）除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”；如果直接交办，应随文附上上级机关负责人原批示复印件。

二、公文种类

（一）我市行政机关的公文种类主要有：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、意见、批复、函、会议纪要。

（二）根据公文内容和发送范围，市政府公文分4类：

1．《嘉兴市人民政府令》，用于市政府发布行政措施。

2．《嘉兴市人民政府文件》，按使用性质编5种字号。

（1）“嘉政”字号文件，用于上行文；

（2）“嘉政发”字号文件，用于下行文或平行文；

（3）“嘉政干”字号文件，用于任免干部通知；

（4）“嘉政函”字号文件，用于部分或个别单位受文的下行文或平行文；

（5）“嘉政发函”字号文件，用于市政府与不相隶属机关之间商洽、询问和答复的一般事项或其他事务性事项。

3．市政府会议纪要，分为《嘉兴市人民政府全体会议纪要》、《嘉兴市人民政府常务会议纪要》、《嘉兴市人民政府市长办公会议纪要》和《嘉兴市人民政府专题会议纪要》，分别单独编号。

4．市政府传真电报，编“嘉政发电”字号，用于只需短暂保密但需要快速传发的事项；编“嘉政发明电”字号，用于发布不带密级的紧急公文和会议通知等需快速传发的事项。

（三）根据公文内容和发送范围，市政府办公室公文分4类：

1．《嘉兴市人民政府办公室文件》，按使用性质，编4种字号。

（1）“嘉政办”字号文件，用于上行文；

（2）“嘉政办发”字号文件，用于下行文或平行文；

（3）“嘉政办函”字号文件，用于部分或个别单位受文的下行文或平行文；

（4）“嘉政办发函”字号文件，用于市政府办公室与不相隶属机关之间商洽、询问和答复的一般事项或其他事务性事项。

2．《嘉兴市人民政府办公室抄告单》，编“嘉办”，主要用于答复各地各部门的请示事项或不宜原件复印的市政府领导批示的事项。

3．《嘉政办通报》，主要用于摘要印发市政府领导在全市性重要会议上的讲话，以及其他需要各地各部门周知的文稿。

4．市政府办公室传真电报，编“嘉政办发电”字号，用于只需短暂保密但需要快速传发的事项；编“嘉政办发明电”字号，用于发布不带密级的紧急公文和会议通知等需快速传发的事项。

三、公文格式

（一）涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。

（二）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

（三）发文机关标识由发文机关全称或者规范化简称，加“文件”组成；联合行文，主办机关排列在前，按照党、政、军、群的顺序排列。

（四）发文字号由发文机关代字、年份、序号组成。联合行文，只标明主办机关发文字号。

（五）上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中“请示”、“意见”应当在附注处括号内标明联系人的姓名和电话。

（六）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

（七）主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范简称、统称。

（八）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。

（九）公文除“会议纪要”、“嘉政办通报”、“传真电报”以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发公文，发文机关都应当加盖印章。

（十）成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。

（十一）公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。

（十二）抄送机关一般按党委、人大、政协、军队、法院、检察院的顺序排列。

（十三）公文用纸一般采用国际标准A4型（210 mm×297mm）,左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

四、公文处理

（一）公文处理指公文的发文办理、收文办理、公文归档、公文管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

（二）发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。

1．拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理由和依据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级机关协调或裁定。

2．公文送负责人签发前，应当由办公室进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合规定等。

3．以本机关名义制发的上行文，应由主要负责人签发。如遇主要负责人外出等特殊原因，可由主持工作的负责人签发，但发文机关必须以书面形式说明情况，随文上报；以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。

4．公文正式印制前，文秘部门应当进行复核。复核重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。

（三）收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

1．收到下级机关上报的需要办理的公文，文秘部门应当进行审核。审核的重点是：是否应由本机关办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范；报送公文数量是否符合要求（报送市政府的请示、意见、报告一般为3份）。

2．经审核，对符合本办法规定的公文，文秘部门应当及时提出拟办意见送负责人批示或者交有关专业部门办理。紧急公文，应当明确办理时限。对不符合本办法规定的公文，经办公室负责人批准后，可以退回呈报单位并说明理由。

3．承办的专业部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，应当及时退回交办的文秘部门并说明理由。

4．收到上级机关下发或交办的公文，由文秘部门提出拟办意见，送负责人批示后办理。

5．审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。

6．送负责人批示或者交有关部门办理的公文，承办部门要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

（四）公文归档。公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理（立卷）、归档。

1．个人不得保存应当归档的公文。

2．归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。

3．联合办理的公文，原件由主办机关整理（立卷）、归档，其他机关保存复制件或者其他形式的公文副本。

4．归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。

5．拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

（五）公文管理。公文由文秘部门或专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。

1．文秘部门应当建立健全本机关公文处理的有关制度。

2．上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，下一级机关经负责人或者办公室主任批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。

3．行政机关制发的公文，除涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私外，一般自发布之日起在规定时限内予以公开发布。公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。

4．公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。

5．公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

6．不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公室负责人批准，可以销毁。

7．销毁秘密公文应当到指定场所由两人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文（含密码电报）应当进行登记。

8．机关合并时，全部公文应当随之合并管理。机关撤销时，需要归档的公文，整理（立卷）后按有关规定移交档案部门。工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

五、国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》中已有规定，本实施细则未复述的，均按《国家行政机关公文处理办法》执行。